Phân tích chi tiết các khoản chi phí quà tặng doanh nghiệp

Chi phí quà tặng doanh nghiệp là tổng các khoản chi tiêu cần thiết mà doanh nghiệp cần đầu tư cho một chiến dịch quà tặng, bao gồm giá trị của món quà, chi phí in ấn, đóng gói và chi phí vận chuyển.

Việc phân tích và quản lý chi phí quà tặng đóng vai trò vô cùng quan trọng, giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu kinh doanh thông qua các chiến lược quà tặng mà vẫn đảm bảo tối ưu hóa ngân sách.

Hiểu rõ tầm quan trọng của việc quản lý chi phí quà tặng đối với doanh nghiệp, Khoqua.vn sẽ cùng bạn đi sâu phân tích từng khoản chi phí quà tặng doanh nghiệp và các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí này. 

Đồng thời, chúng tôi sẽ chia sẻ những chiến lược và bí quyết giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí quà tặng , đảm bảo mỗi chiến dịch quà tặng đều đạt hiệu quả cao với ngân sách hợp lý.

1. Giá trị quà tặng

Giá quà tặng là chi phí của sản phẩm quà tặng trước khi áp dụng thêm bất kỳ dịch vụ tùy chỉnh nào. 

Giá trị món quà sẽ biến động dựa trên 3 yếu tố chính, bao gồm loại quà tặng, thương hiệu, và thiết kế:

1. Loại quà tặng: Mỗi loại quà tặng có mức giá khác nhau, ảnh hưởng trực tiếp đến tổng chi phí của quà tặng doanh nghiệp. Chẳng hạn các sản phẩm quà tặng giá rẻ như bút bi, túi canvas, móc khóa,… có mức giá chỉ từ 8.000 – 51.000 VNĐ/sp. Trong khi đó, giá của các dòng quà tặng cao cấp như tranh dát vàng, bộ ấm chén gốm sứ chế tác độc quyền,… sẽ dao động từ 1.087.000 – 9.653.000 VNĐ/sp.
2. Thương hiệu: Quà tặng đến từ các thương hiệu nổi tiếng thường mang tiêu chuẩn chất lượng cao hơn và giá trị thương hiệu đi kèm, dẫn đến giá thành cao hơn. Ví dụ, một chiếc bình giữ nhiệt thương hiệu Lock&Lock sẽ có giá dao động từ 266.000 – 861.000 VNĐ/sp, trong khi dòng bình giữ nhiệt không thương hiệu có giá thành chỉ từ 86.000 – 312.000 VNĐ/sp.
3. Thiết kế: Những chi tiết thiết kế như màu sắc, chất liệu, kích cỡ, kiểu dáng,… cũng quyết định giá trị của món quà. Chẳng hạn một chiếc bút ký kim loại mạ vàng cao cấp, thiết kế tinh xảo, sang trọng (537.000 VNĐ/sp) sẽ có giá trị cao hơn so với những dòng bút bi nhựa thông thường (8.000 – 14.000 VNĐ/sp).

2. Chi phí in ấn

Chi phí in ấn là toàn bộ khoản chi phí dành cho việc in ấn logo, thông điệp, hình ảnh hoặc các họa tiết đặc biệt lên sản phẩm và bao bì quà tặng. 

Chi phí in ấn bao gồm chi phí in logo, thông điệp, hình ảnh, họa tiết lên quà tặng

Ước tính chi phí in ấn quà tặng doanh nghiệp sẽ dao động từ 5.000 – 30.000 VNĐ/sp, phụ thuộc vào 4 yếu tố như:

1. Phương pháp in: Có nhiều phương pháp in logo để doanh nghiệp lựa chọn như: in lụa (in lưới), in decal, in UV, khắc laser, in offset,… Mỗi công nghệ in sẽ có đặc điểm riêng về chất lượng, độ bền, và chi phí. Thông thường, in lụa, in decal, hoặc in offset sẽ tiết kiệm chi phí hơn, đặc biệt khi in số lượng lớn. Trong khi đó, các phương pháp in UV hoặc khắc laser tuy chi phí cao hơn nhưng đảm bảo độ bền lâu dài và tính thẩm mỹ cao cấp cho món quà
2. Số lượng màu in: In logo nhiều màu sắc sẽ tốn kém hơn so với in logo đơn sắc hoặc ít màu vì cần trải qua nhiều lần in và sử dụng nhiều loại mực hơn.
3. Vị trí và kích thước: In ấn logo, hình ảnh trên diện tích lớn hoặc các vị trí phức tạp (góc cạnh, bề mặt cong) sẽ có chi phí cao hơn do yêu cầu kỹ thuật cao hơn và quá trình thực hiện tỉ mỉ hơn.
4. Số lượng mặt in: Chi phí in ấn trên nhiều mặt của sản phẩm quà tặng sẽ có chi phí cao hơn so với in trên một mặt duy nhất.

3. Chi phí đóng gói

Chi phí đóng gói quà tặng bao gồm các chi phí dành cho hộp và túi giấy, nhằm đảm bảo an toàn và tăng giá trị thẩm mỹ cho món quà, qua đó tạo ấn tượng sâu sắc cho người nhận.

• Hộp quà: Chi phí hộp quà dao động từ 9.000 – 50.000 VNĐ/sp với đa dạng kích thước, kiểu dáng, màu sắc và chất liệu khác nhau như: hộp carton, hộp xi lót lụa, hộp xi lót lụa quai xách và các mẫu hộp thiết kế riêng theo yêu cầu khách hàng.
• Túi giấy: Nếu ngân sách cho phép, doanh nghiệp có thể bổ sung túi giấy để tăng thêm giá trị thẩm mỹ. Giá túi giấy dao động trong khoảng 10.000 – 20.000 VNĐ/sp, với các thiết kế đa dạng phù hợp với từng loại quà tặng.

4. Chi phí vận chuyển

Chi phí vận chuyển quà tặng doanh nghiệp là tổng chi phí cho trong quá trình vận chuyển quà từ nhà cung cấp đến tay doanh nghiệp. 

Thông thường, chi phí vận chuyển sẽ dao động từ 7.500 – 40.000 VNĐ/sp tùy vào kích thước sản phẩm, khoảng cách vận chuyển và số lượng sản phẩm:

1. Kích thước sản phẩm: Quà tặng có kích thước lớn, cồng kềnh thường chiếm nhiều diện tích trong không gian vận chuyển, dẫn đến chi phí vận chuyển cho mỗi đơn vị sản phẩm tăng cao hơn so với các sản phẩm nhỏ gọn.
2. Khoảng cách vận chuyển: Vận chuyển nội thành thường có chi phí thấp hơn so với vận chuyển liên tỉnh, quốc tế hoặc các vùng sâu, vùng xa.
3. Số lượng sản phẩm: Khi đặt đơn hàng với số lượng lớn, chi phí vận chuyển trên mỗi đơn vị sản phẩm sẽ giảm đáng kể, giúp tiết kiệm ngân sách cho doanh nghiệp.

5. Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí quà tặng doanh nghiệp

Có 4 yếu tố chính ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí quà tặng doanh nghiệp, bao gồm số lượng quà tặng, chất lượng món quà, các yêu cầu thiết kế đặc biệt và thời gian đặt hàng.

5.1. Số lượng quà tặng

Khi đặt hàng số lượng lớn, doanh nghiệp thường nhận được các ưu đãi chiết khấu từ nhà cung cấp, đồng thời giảm chi phí vận chuyển tính trên mỗi đơn vị sản phẩm. Đây là lợi thế quan trọng đối với doanh nghiệp có nhu cầu tặng quà số lượng lớn cho nhân viên hoặc khách hàng, giúp tối ưu ngân sách quà tặng hiệu quả.

Đơn hàng quà tặng số lượng lớn sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí nhờ các chính sách ưu đãi từ nhà cung cấp

5.2. Chất lượng món quà

Quà tặng chất lượng tốt thường đi đôi với giá thành cao, nhưng đổi lại mang đến trải nghiệm tốt hơn cho người nhận và nâng cao giá trị thương hiệu của doanh nghiệp.

Những món quà giá thành cao sẽ đảm bảo chất lượng tốt hơn khi trao tặng người nhận

Ví dụ, một quyển sổ làm từ chất liệu da cao cấp, đường may được gia công tỉ mỉ sẽ có giá thành đắt đỏ hơn quyển sổ tay thông thường, tuy nhiên mang đến độ bền và giá trị lưu niệm sâu sắc, qua đó tạo ấn tượng tốt hơn cho người nhận.

5.3. Các yêu cầu thiết kế đặc biệt

Những món quà quà tặng được yêu cầu thiết kế đặc biệt như tùy chỉnh logo, slogan, hình ảnh hoặc  thêm các họa tiết, hoa văn vẽ tay, vẽ vàng kim,… sẽ làm tăng chi phí quà tặng.

Những món quà được thiết kế đặc biệt sẽ có giá thành cao hơn các sản phẩm thông thường

Chẳng hạn, bộ ấm trà sứ Bát Tràng được trang trí với họa tiết hoa văn vẽ tay tinh xảo, kẻ chỉ màu sang trọng, cùng logo thương hiệu nổi bật sẽ có giá trị cao hơn so với bộ ấm trà sứ trắng thông thường. Dù chi phí gia tăng, món quà này lại mang đến giá trị độc đáo, tạo dấu ấn mạnh mẽ và sự khác biệt cho doanh nghiệp.

5.4. Thời điểm đặt hàng

Các đơn đặt hàng gấp, sát với thời điểm tặng quà thường phát sinh chi phí cao hơn do yêu cầu tăng ca sản xuất, xử lý ưu tiên và vận chuyển nhanh chóng. 

Ngoài ra, vào các dịp lễ lớn như Tết Nguyên Đán, Trung thu, 8/3, 2/10, nhu cầu thị trường tăng cao dẫn đến giá quà tặng tăng cao hơn so với ngày thường. Do đó, việc lên kế hoạch đặt hàng sớm sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và có nhiều lựa chọn phù hợp hơn.

Các đơn hàng quà Tết cho doanh nghiệp nên được lên kế hoạch sớm để tránh chi phí quà tặng tăng cao

6. Cách thức tối ưu hóa chi phí quà tặng doanh nghiệp hiệu quả

Dưới đây là 2 chiến lược giúp tối ưu hóa chi phí quà tặng doanh nghiệp hiệu quả.

6.1. Lựa chọn nhà cung cấp

Việc chọn lựa nhà cung cấp phù hợp không chỉ mang đến sản phẩm chất lượng với giá cả cạnh tranh mà còn hỗ trợ doanh nghiệp linh hoạt trong các yêu cầu đặc biệt về in ấn, đóng gói, vận chuyển, từ đó giúp tối ưu hiệu quả ngân sách.

Dưới đây là một số cách giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí quà tặng doanh nghiệp thông qua lựa chọn nhà cung cấp:

• Nghiên cứu và so sánh nhiều nhà cung cấp khác nhau dựa trên giá cả, chất lượng sản phẩm và dịch vụ kèm theo để chọn lựa nhà cung cấp có chi phí phù hợp nhất.
• Đàm phán với nhà cung cấp để đạt được chiết khấu tốt nhất, đặc biệt khi đặt hàng số lượng lớn.
• Xây dựng mối quan hệ hợp tác bền vững với nhà cung cấp sẽ giúp doanh nghiệp hưởng lợi từ những ưu đãi, giảm giá đặc biệt và hỗ trợ linh hoạt trong tương lai.

6.2. Lựa chọn quà tặng phù hợp

Lựa chọn quà tặng phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp, đối tượng nhận và ngân sách đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa chi phí. Điều này giúp doanh nghiệp chọn được món quà thực sự phù hợp và ý nghĩa đối với người nhận thay vì tốn một khoản chi phí lớn cho các món quà giá trị cao nhưng không thực sự cần thiết.

Ví dụ, nếu mục tiêu của chiến dịch quà tặng nhằm tri ân công nhân viên, người lao động, những món quà giá cả phải chăng nhưng hữu ích như cốc sứ, ô dù, heo đất,… in logo và thông điệp ý nghĩa sẽ vừa đáp ứng nhu cầu sử dụng hằng ngày, vừa giúp tăng cường sự gắn kết giữa nhân viên và doanh nghiệp.

Một số ý tưởng quà tặng giá rẻ dành tặng cho công nhân viên nhưng vẫn đảm bảo chất lượng và tính ứng dụng hằng ngày

Trên đây là phân tích chi tiết về các khoản chi phí quà tặng doanh nghiệp. Hy vọng bài viết này của Khoqua.vn đã mang đến những thông tin hữu ích cho doanh nghiệp trong việc hoạch định ngân sách và triển khai chiến dịch quà tặng hiệu quả.