Đổi trả, hủy đơn và hoàn tiền

Phân biệt lỗi hàng và thay đổi nhu cầu

Hàng giao sai mẫu, thiếu số lượng, sai nội dung logo đã duyệt hoặc bị hư hỏng cần được đối chiếu với hồ sơ đơn. Yêu cầu đổi mẫu, đổi logo hoặc giảm số lượng vì thay đổi chương trình là trường hợp khác, cần xem xét công việc đã thực hiện và thỏa thuận trước đó.

Với hàng in logo, không mặc định “đã cá nhân hóa thì không được phản ánh lỗi”. Mẫu và nội dung được hai bên xác nhận là căn cứ để kiểm tra, cùng các quyền và trách nhiệm theo pháp luật áp dụng.

Thông tin cần gửi

• Mã đơn hoặc thông tin giúp tìm đúng đơn hàng.
• Mẫu, số lượng và phần sản phẩm bị ảnh hưởng.
• Mô tả vấn đề, thời điểm nhận hoặc phát hiện.
• Ảnh, hồ sơ duyệt mẫu, xác nhận đơn và chứng từ liên quan đang có.
• Phương án bạn mong muốn: bổ sung, sửa, thay thế, đổi trả hoặc hoàn tiền.

Hãy báo sớm để việc đối chiếu thuận lợi. Kiểm tra thời hạn tiếp nhận và điều kiện đổi trả trong hồ sơ của đơn hàng; nếu chưa rõ, hãy hỏi đầu mối phụ trách trước khi gửi hàng về.

Đối chiếu và thống nhất cách xử lý

1. Gửi yêu cầu qua đầu mối phụ trách đơn hoặc kênh liên hệ của KhoQua.
2. Đối chiếu mẫu đã duyệt, mô tả hàng, thời điểm và tình trạng thực tế.
3. Xác nhận nguyên nhân, phạm vi bị ảnh hưởng và phương án xử lý.
4. Thống nhất lịch, chi phí liên quan và cách bàn giao trước khi thực hiện.

Không gửi hàng về một địa chỉ chưa được xác nhận. Bao bì phù hợp giúp tránh hư hỏng thêm; trách nhiệm với phí vận chuyển và điều kiện nhận lại cần được làm rõ bằng thông tin có thể lưu lại.

Thay đổi hoặc hủy đơn theo giai đoạn

Trước khi duyệt mẫu, hãy báo nội dung cần đổi để kiểm tra báo giá và tiến độ. Sau khi đã duyệt hoặc đã sản xuất, cần kiểm tra phần việc đã làm, vật tư đã chuẩn bị và khả năng điều chỉnh.

Việc hủy đơn không đồng nghĩa tự động mất toàn bộ tiền đã thanh toán, cũng không đồng nghĩa được hoàn toàn bộ trong mọi trường hợp. Căn cứ tính chi phí và phần hoàn lại, nếu có, cần được đối chiếu với thỏa thuận hợp lệ và công việc thực tế. Điều kiện giao dịch nêu những nội dung cần chốt trước khi đặt.

Xác nhận hoàn tiền và theo dõi kết quả

Khi thống nhất hoàn tiền, cần ghi rõ số tiền, căn cứ, người nhận, phương thức và thời gian thực hiện. Không dùng thông tin tài khoản chưa được khách xác nhận. Phần thanh toán và chứng từ hướng dẫn cách giữ hồ sơ đối chiếu.

Nếu chưa thống nhất được hướng xử lý, bạn có thể gửi lại hồ sơ qua kênh tiếp nhận khiếu nại. Không yêu cầu từ bỏ quyền khiếu nại hoặc quyền hợp pháp khác để được tiếp nhận phản ánh.

Các điều kiện riêng của đơn hàng cần được hai bên xác nhận rõ trước khi thực hiện. Nội dung thỏa thuận không loại trừ những quyền và trách nhiệm bắt buộc theo pháp luật áp dụng.

Liên hệ KhoQua qua 0915 599 363 hoặc lienhe@khoqua.vn. Nếu đang trao đổi với một nhân viên, bạn có thể gửi yêu cầu trong cùng cuộc trò chuyện để giữ đủ thông tin của đơn hàng.